Der er visse formuleringer, som kan give udfordringer. "Hvis du modtager - eller endnu værre - sender en email med dette indhold, kan du godt begynde at slå op på de gule sider for at finde en advokat."

"Bogen kommer med det gode råd - hvis man er afhængig af at checke emails skal man spørge dem, man er sammen med »Har du noget imod, at jeg checker mine emails?« - som hvis det handler om at tænde en cigaret."

En anden er anvendelse af ”cc”, der kan bruges til at optrappe en konflikt eller sætte vægt bag ordene. 

De sidste ord i ”Send” er to sætninger: »Tænk før du sender noget.« »Send en email, du gerne vil modtage.«
Det er den korte version af den meget praktiske bog, som ikke har noget som helst teori i sig. Det er dejlig befriende."

Hele Henrik Ørholst's anmeldelse kan læses her.

Det må handle om bogen "Send: The Essential Guide to Email for Office and Home" (Knopf, $19.95) af David Shipley og Will Schwalbe. Jeg har fundet frem til de to's webside, der er designet som en mailboks, se selv her: http://thinkbeforeyousend.com/

Kære læser, fortæl os din historie, hvilken email-kommunikation støder dig hhv. foretrækker du? Efterlad dine kommentarer herunder.

Af og til oplever medlemmer, at andre har blokeret muligheden for at skrive meddelelser (messages) til dem. Også på trods af, at der i deres profil står, at de søger kontakter eller andet. Ved nærmere undersøgelse vises det sig hyppigt, at mange medlemmer ikke er klar over, hvad betegnelsen "private message" dækker over.

Disse medlemmer har ofte tydet indstillingen ved hvem, der må sende "private messages" (se under "Start / Settings / Privacy") forkert og markeret “My direct contacts only”. Dvs. at kun kontakter i deres direkte netværk kan sende dem meddelelser. Det kan have sin oprindelse i formodningen om, at private beskeder ikke har noget med erhverv at gøre, og dermed en beslutning om at disse kun ønskes fra direkte kontakter.

Det forekommer også, at medlemmer ved et andets medlems profil  har slettet markeringen ved "xxxx may send you private messages".

Den her benyttede betegnelse "private message" stammer formodentlig fra de offentlige fora på internettet, hvor en "private message" jo ikke er for alle men kun kan læses af den ene modtager. Betegnelsen har dog intet med forretnings- eller private meddelelser at gøre. Anbefaling:

• Benyt kun muligheden for at fjerne markeringen ved et enkelt medlem, hvis du virkelig ingen meddelelser fra dette ønsker. 
• Lad markeringen i indstillinger til privatsfære som hovedregel ved "all members". Skulle du så modtage for mange uønskede meddelelser, kan du til enhver tid indskrænke med denne indstilling.

Networking betyder at bringe mennesker sammen. Udnyt derfor funktionen "introduce" so ofte som muligt. Du finder denne funktion kaldet "Introduce" i funktioner til en medlemsprofil, på højre side ved siden af "Send message" - eller i adressebogen "Addressbook" i kolonnen "introduce".

  Overalt hvor dette lille symbol dukker op, kan du starte funktionen til gensidig introduktion af personer/kontakter. Når du f.eks. i en profil ser, at en person søger eller tilbyder noget, som en person i dit direkte netværk kunne bruge, så dan en forbindelse mellem de to medlemmer.

Når du ved et netværksmøde lærer en ny kontakt at kende og finder ud af, at denne er interessant for en person i dit direkte netværk, brug så straks næste dag denne nyttige funktion til at bringe de to sammen.

Ved at udløse funktionen "introduce contacts to one another" modtager begge personer en meddelelse med din tekst og andre informationer om den anden person. Hvis du vil muliggøre en hurtig kontakt og har tilladelsen til det, så angiv også direkte telefonnumrene i meddelelsen. Således kan personerne straks ringe til hinanden.

Ved at vælge funktionen "refer this person to sombody else" modtager din kontakt i listen (person nr. 2) en meddelelse. Den introducerede person (den person, du markerede allerførst, altså person nr. 1), får intet at vide ved denne fremgangsmåde.

Hvis du altså også vil gøre den anbefalede hhv. introducerede person opmærksom på, at du har anbefalet denne, så anbefales den første option "introduce contacts to one another".

I XING er din privatsfære beskyttet. Du vælger selv, hvor åben eller privat, du ønsker netværket skal være. XING anbefaler, at indstillingerne tillader åbenhed for at pleje netværket og udvikle forretningen. Dette må dog helt bero på et medlems aktuelle position og behov. En konsulent eller account manager har f.eks. andre interesser end et bestyrelsesmedlem.

Oplysningerne i denne artikel tjener blandt andre til at fjerne eventuel angst for tilløb fra uønskede kontaktforespørgsler og beskeder. Du kan ændre indstillingerne til enhver tid. Brugen er platformen er sikret med 128 bit SSL encryption. XING overholder de strenge europæiske sikkerhedsregler og garanterer at ingen data videregives til tredjepart. Data markeret med er private. Du bestemmer, hvem der har adgang til at se dem.

Kontaktdata ("Contact details" på "My profile") 
De indtastede kontaktinformationer kan grundlæggende kun ses af de kontakter, hvor informationerne blev frigivet. Her kan altså alle data angives uden betænkninger.

Firmahomepage ("Company Homepage")
I firmadataene kan URL'en til dit firmas website angives. Da denne adresse kan klikkes på i din profil, skal du kun angive den, hvis ingen af dine kontaktdata direkte findes på siden.

Profilvisning udenfor XING
Din profil kan standardmæssigt også vises af ikke-XING-medlemmer. Dette kan forhindres ved at fjerne markeringen ved optionen "Make my profile page visible to non-members as well" under Startside / Settings / My privacy settings eller direkte link: https://www.xing.com/app/user?op=privacy_settings.

Din profil i søgemaskiner
Samme sted (Startside / Settings / My privacy settings) bør du så også deaktivere optionen "Allow search engines to find my profile".

Kontaktlisten
Hvis ingen må se, hvem dine direkte kontakter er, så gå til "privacy settings" og vælg ved "contact list is availble for" "Nobody".

Beskeder ("messages") og bidrag i gæstebogen
Hvis ikke ethvert XING-medlem skulle kunne skrive dig en besked, men medlemmer af dit direkte kontaktnetværk, så vælg ved "Privacy settings" under "Allow to send me private messages and write in my guestbook" optionen "My direct contacts only".

Gæstebogen ("Guestbook")
Gæstebogen kan du deaktivere under "Start / Settings / My profile settings” (direkte link: https://www.xing.com/app/user?op=profile_settings) ved "Include a guestbook in my profile". Så er du beskyttet for uønskede beskeder i gæstebogen.

Gruppe-medlemsskaber
Hvis ingen udenforstående skal se i hvilke XING-grupper, du er medlem, så fjern sigtbarheden under profil-indstillinger "Start / Settings / My profile settings” under "Visibility of groups".

Artikler i grupper
Hvis du ofte skriver artikler i åbne grupper (som også kan læses udenfor XING) og ikke ønsker, at disse skal kunne læses udenfor XING, så deaktiver dette under "Privacy settings" (Startside / Settings / My privacy settings). Fjern markeringen ved "Make my group articles and comments available to search engines and RSS".